آموزش گام به گام حسابداری مالی- مبحث ششم
وجوه نقد
وجوه نقد و کنترلهاى مربوط به آن
کاملترین تعریف « نقد» از لحاظ حسابدارى عبارت است از: «آنچه که اگر به بانک ارائه شود معادل ارزش اسمى آن ، بدون قید و شرط و فورا توسط بانک پرداخت گردد». به عبارت دیگر هر دارایى که یکى از دو شرط زیر را داشته باشد مى تواند جزء وجوه نقد محسوب گردد:
الف – هر دارایى جارى که در بانک سپرده شده و بدون هیچ قید و شرطى، آنى بتوان از آن براى مقاصد تجارى استفاده کرد.
ب – هر دارایى جارى که بانک به عنوان سپرده بپذیرد.
به عنوان مثال مى توان از اسکناس و مسکوک، چک، حواله هاى بانکى، بروات دیدارى، حسابهاى پس انداز و دیدارى نزد بانکها و سایر نهادهاى مالى به عنوان نقد یاد نمود زیرا به محض ارائه به بانک مبلغ اسمى آنها به حساب مشترى منظور مى گردد.
هرگاه در استفاده از وجوه نقد محدودیتى وجود داشته باشد نمى توان آن وجوه (وجوه محدود شده) را به عنوان مانده وجوه نقد گزارش نمود. به عنوان مثال موجودى حساب جارى واحد تجارى که به دستور مقامات قضایى در بانک مسدود شده است نباید جزء وجوه نقد محسوب گردد( لازم به ذکر است که اینگونه موارد تحت سرفصل سایر دارایى ها در ترازنامه طبقه بندى و گزارش خواهد شد).
((کنترلهاى مربوط به وجوه نقد در درس حسابرسی ۲ توسط اساتید محترم تدریس مى شود.))
اقلامى که تحت سرفصل وجوه نقد در ترازنامه طبقه بندى مى شوند عبارتند از:
۱- صندوق
۲- تنخواه گردان
۳- حساب بانک
صندوق
حساب صندوق، در موسساتى استفاده مى شود که عملیات جارى آنها، «دریافت و پرداخت» به صورت نقد را ایجاب مى نماید. حساب صندوق شامل وجوه نقد، اعم از مسکوک و اسکناس، حواله هاى بانکى و سایر اوراقى است که داراى خصیصه وجه نقد باشند. اما باید دقت نمود که مبالغ پرداختى به کارکنان به طور على الحساب و پیش پرداخت به فروشندگان نباید جزء موجودى صندوق محسوب گردد بلکه باید به ترتیب در حسابهاى «بدهکاران متفرقه» و «پیش پرداختها» منظور گردند.
اضافه (کسر) صندوق
با توجه به حجم عملیات دریافتها و پرداختها، ممکن است صندوقدار در پایان هر روز با اضافه یا کسرى صندوق مواجه گردد. چنانچه مبلغ اضافه یا کسر، مبلغ با اهمیتى باشد، باید بررسى لازم در این رابطه به عمل آید. ولى در صورتى که این مبلغ ناچیز باشد و یا ناشى از اشتباهات تشخیص داده شود باید در دفاتر ثبت گردد. براى این کار از حسابى به نام «کسرى و اضافات صندوق» استفاده مى شود. چنانچه صندوق کسرى داشته باشد حساب مذکور بدهکار و حساب صندوق بستانکار مى گردد و در صورتى که حساب صندوق اضافه داشته باشد حساب صندوق بدهکار و حساب کسرى و اضافات صندوق، بستانکار مى گردد. چنانچه جمع اضافات صندوق طى دوره مالى بیشتر از جمع کسرى صندوق گردد طبعا مانده حساب کسرى و اضافات بستانکار و اگر جمع کسرى هاى طى دوره مالى بیشتر از جمع اضافات صندوق باشد، مانده این حساب بدهکار مى باشد.
در هر دو حالت فوق، با توجه به تصمیمات بعدى مدیریت موسسه، یا مقررات جارى آن، مانده بدهکار یا بستانکار حساب کسری و اضافات صندوق ممکن است به بدهکار یا بستانکار حساب صندوقدار(بدهى یا طلب وى) و یا به عنوان هزینه یا درآمد متفرقه در دفاتر ثبت گردد. در برخى از موسسات، ماهانه مبلغى به عنوان «کسر صندوق» به صندوقدار پرداخت مى گردد. در این موسسات صندوق دار مسول جبران کسرى صندوق بوده و ثبتى بابت اضافات صندوق در دفاتر موسسه صورت نمى گیرد.
مثال:
شرکت آلفا در طى دوره مالى به دلیل دریافت ها و پرداخت هاى نقدى دچار کسور و اضافات صندوق مى شود به عنوان مثال در اواسط مهر ماه موجودى صندوق طبق دفاتر ۱۰۰۰۰۰ ریال، اما وجه نقد در اختیار صندوقدار ۱۱۰۰۰۰ ریال بوده و در اواسط بهمن ماه موجودى صندوق طبق دفاتر ۱۲۰۰۰۰ ریال و وجه نقد در اختیار صندوقدار ۱۱۵۰۰۰ ریال است.
مطلوبست: ثبت حساب کسور و اضافات و انتقال آن به حساب صندوقدار
۱- اواسط مهر ماه حساب صندوق ۱۰۰۰۰
حساب کسری و اضافات صندوق ۱۰۰۰۰
ثبت بابت اضافات صندوق( افزایش موجودى صندوق)
۲- اواسط بهمن ماه حساب کسری و اضافات صندوق ۵۰۰۰
حساب صندوق ۵۰۰۰
ثبت بابت کسری صندوق( کاهش موجودى صندوق)
۳- پایان سال حساب کسرى واضافات صندوق ۵۰۰۰
حسابجارى صندوقدار ۵۰۰۰
ثبت بابت انتقال کسور و اضافات به حساب صندوق دار
*نکته: در ثبت شماره ۳ مى توان به جاى حسابجارى صندوقدار از حساب درآمد متفرقه نیز استفاده نمود.
تنخواه گردان
در اغلب واحدهاى تجارى براى پرداختهاى جزئى و مستمر مانند ایاب و ذهاب و خرید برخى مواد ضرورى و فورى، مقدارى وجه مورد نیاز مى باشد. پرداختهاى مذکور از طریق چک غیر عملى مى باشد، زیرا دریافت وجه چک از بانک موجب تاخیر در انجام آن عمل و نیز هزینه اى را در بر خواهد داشت. از سوى دیگر، چون این پرداختها به طور مستمر صورت مى گیرد و جمع آنها مبلغ قابل ملاحظه اى را تشکیل مى دهد، اعمال کنترل بر آنها ضرورى مى باشد. براى انجام این کنترل، در بسیارى از موسسات مبالغ مشخصى در اختیار یک یا تعدادى از کارکنان قرار مى دهند که این مبالغ «تنخواه گردان» نامیده مى شوند. معمولا در قبال مبلغ پرداخت شده به مسوول تنخواه گردان، از وى تضمین کافى اخذ مى شود.
لازم به ذکر است که میزان تنخواه گردان یا مبلغى ثابت و از قبل تعیین شده و یا مبلغى متغیر با تعیین حداکثر مى باشد.
الف- تنخواه گردان با مبلغ ثابت
در این روش، حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شده و طى چکى به مسوولین تنخواه گردان پرداخت مى گردد. به عنوان مثال فرض کنید شرکت بهار با پرداخت مبلغ ۱۰۰۰۰۰ ریال به آقاى الف تنخواه گردانى ایجاد نماید. در این موقع معادل مبلغ چک، حسابى به نام تنخواه گردان بدهکارو حساب بانک به همین مبلغ بستانکار مى شود. ثبت فوق به شرح زیر است.
|
تاریخ |
شرح |
عطف |
بدهکار |
بستانکار |
|
۱×۱۳ ۱۴/۱ |
حساب تنخواه گردان حساب بانک بابت پرداخت به آقاى الف جهت تنخواه گردان |
۱۰۰۰۰۰ |
۱۰۰۰۰۰ |
مسوول از محل مبلغ دریافتى، هزینه هاى انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته این هزینه ها را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابدارى ارائه مى نماید. دایره حسابدارى پس از رسیدگى به مدارک و حصول اطمینان، چکى معادل هزینه هاى انجام شده صادر و به مسوول تنخواه گردان تسلیم مى نماید.
معمولا مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالى یا هنگام تعویض متصدى تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز و اسناد هزینه هاى انجام شده توسط تنخواه به دایره حسابدارى ارائه مى گردد تا این هزینه ها به درستى در دوره مربوطه ثبت گردند. هرگاه تصمیم به افزایش تنخواه گردان گرفته شود، حساب تنخواه گردان یکبار دیگر معادل مبلغ دریافتى توسط مسوول تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک بستانکار مى گردد. در هنگام کاهش مبلغ تنخواه گردان، حساب بانک یا صندوق یا هزینه ها بدهکار و معادل آن، حساب تنخواه گردان بستانکار مى گردد.
ب- تنخواه گردان متغیر
نوع دیگر تنخواه گردان بدین طریق است که مبلغى به عنوان تنخواه گردان طى چکى به مسوول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد مربوط به هزینه ارائه مى شود از حساب وى کسر مى گردد. مبلغ پرداختى به مسوول تنخواه گردان بابت تجدید آن، در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وى مى باشد. البته در این نوع تنخواه گردان پرداخت وجه لزوما همزمان با ثبت هزینه هاى انجام شده، نبوده، بلکه پرداخت وجه با درخواست از طرف مسوول تنخواه گردان صورت مى گیرد. ثبت ایجاد تنخواه همانند ثبت اول در روش تنخواه با مبلغ ثابت مى باشد.
اما در صورت انجام هزینه ها توسط مسوول تنخواه گردان ثبت هاى زیر انجام مى شود، براى مثال آقاى الف در تاریخ ۱۸ فروردین اسناد و مدارک مثبته اى دال بر انجام هزینه ملزومات به مبلغ ۱۴۰۰۰۰ریال و تعمیرات وسائط نقلیه به مبلغ ۲۰۰۰۰۰ریال به دایره حسابدارى ارائه نمود. پس از بررسى مدارک فوق و حصول اطمینان از صحت مدارک، ثبت زیر در دفاتر شرکت صورت پذیرفت(فرض شده است که تنخواه گردانی به مبلغ ۵۰۰۰۰۰ ریال به آقاى الف واگذار شده است):
|
تاریخ |
شرح |
عطف |
بدهکار |
بستانکار |
|
۱۸/۱ |
حساب هزینه ملزومات حساب هزینه تعمیر وسائط نقلیه حساب تنخواه گردان بابت هزینه هاى انجام شده از محل تنخواه گردان |
۱۴۰۰۰۰ ۲۰۰۰۰۰ |
۳۴۰۰۰۰ |
حال چنانچه آقاى الف وجه نقد درخواست نماید معادل مبلغ پرداخت شده به آقاى الف حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک بستانکار مى گردد. فرض کنید آقاى احمدى در تاریخ ۲۱ فروردین ماه مبلغ ۴۰۰۰۰۰ ریال وجه نقد درخواست نماید. ثبت لازم در این تاریخ به شرح زیر خواهد بود:
|
تاریخ |
شرح |
عطف |
بدهکار |
بستانکار |
|
۲۱/۱ |
حساب تنخواه گردان حساب بانک پرداخت به آقاى الف بابت تنخواه |
۴۰۰۰۰۰ |
۴۰۰۰۰۰ |
به این ترتیب حساب تنخواه گردان مرتبا بدهکار و بستانکار مى گردد. در پایان دوره مالى و در صورت تعویض متصدى تنخواه گردان مانند روش تنخواه گردان با مبلغ ثابت برخورد خواهد شد، توجه به این نکته که در صورت وجود اسناد هزینه ابتدا مى بایست هزینه ها در دفاتر ثبت شده و سپس مراتب بعدى انجام شود.
حساب بانک
همانطور که قبلا اشاره شد وجوه نقد با توجه به ویژگى هایى مانند پایین بودن حجم آن سهولت نقل و انتقال، قابلیت تبدیل به هر نوع کالا، مقبولیت آن توسط عموم مردم و سایر ویژگى هاى دیگر از جمله داراییهایى است که بیشتر از بقیه داراییها در معرض سوء استفاده مى باشد. بنابراین لازم است کنترل بیشترى نسبت به آن صورت گیرد. یکى از کنترلهاى موثر بر وجوه نقد نگهدارى آن در بانک مى باشد. نگهدارى وجوه نقد در بانک، عملا به صور گوناگونى انجام مى گیرد. گاهى موسسات براى دریافتها و پرداختهاى خود اقدام به افتتاح حساب جارى نموده و هرگاه به بانک مراجعه نمایند مى توانند مبلغ موجود در حساب خود را بوسیله چک دریافت نمایند. گاهى نیز موسسات مقدارى از وجوه نقد خود را به صورت پس انداز قرض الحسنه یا سپرده هاى سرمایه گذارى کوتاه مدت و بلندمدت، نزد بانکها نگهدارى مى نمایند. وجوه نقدى که به صورت حساب جارى و سپرده هاى دیدارى نزد بانکها نگهدارى مى شود جزء موجودى نقد موسسه و مبالغى که به صورت سپرده هاى سرمایه گذارى در بانک نگهدارى مى شوند و برداشت از آن در هر زمان ممکن نباشد نباید جزء موجودى نقد تلقى گردد(بخش دوم تحت عنوان سرمایه گذارى بلندمدت در ترازنامه طبقه بندى مى شوند).
مانده بستانکار حساب بانک (اضافه برداشت)
اگرچه دارنده حساب جارى، تنها مجاز به صدور چک تا میزان موجودى نقد نزد بانک مى باشد اما برخى موسسات با توجه به اعتبارى که نزد بانکها کسب نموده اند ممکن است بیشتر از میزان موجودى خود، چک صادر نمایند و بانک نیز مبلغ چک را پرداخت نماید. در این حالت در دفاتر دارنده حساب، مانده بستانکار حساب بانک در قسمت چپ ترازنامه و در طبقه بندى بدهیهاى جارى نمایش داده مى شود. چنانچه واحد تجارى در چندین بانک حساب جارى داشته باشد و مانده برخى از آنها بستانکار و مانده برخى دیگر نیز بدهکار باشد براى نمایش حساب بانک در ترازنامه باید مجموع حسابهاى بانکى که داراى مانده بدهکار هستند در سمت راست ترازنامه جزء اقلام دارایى و مجموع حسابهاى بانکى که داراى مانده بستانکار مى باشند در سمت چپ ترازنامه در قسمت بدهى ها نمایش داده شود.
صورت حساب بانک
بانکها معمولا به طور ماهانه، شش ماهه، سالانه یا در هر موقعى که دارنده حساب تقاضا نماید گزارشى از عملیات حساب جارى وى، جهت اطلاع و تایید صحت علیات مندرج در آن گزارش تهیه و در اختیار دارنده حساب قرار مى دهند. این گزارش به «صورت حساب بانک» معروف است. صورتحساب بانک با مانده اول دوره شروع و کلیه برداشتها (توسط دارنده حساب یا برداشتهاى قانونى که از طرف بانک صورت مى گیرد) در ستون بدهکار و کلیه وجوه واریزى در ستون بستانکار آن ثبت شده و نهایتا مانده حساب بانک در تاریخ تهیه این صورتحساب اعلام مى گردد.
صورت مغایرت بانکی
چکیده :
صورت مغایرت بانکی لیستی است که در مقاطع مختلف توسط دارندگان حساب بانکی تهیه و موارد مغایرت و اختلاف بین اسناد حسابداری صادره توسط آنها و اسناد حسابداری توسط بانک (بابت واریز، برداشت یا پرداخت وجه) در آن منعکس و پیگیری لازم جهت رفع موارد اختلافی (اقلام باز) بین مانده حساب بانک نزد دفاتر موسسه و مانده حساب نزد بانک صورت می‌گیرد.
مانده حساب بانک در صورت حساب ماهانه بانک ودفاتر دارنده حساب به ندرت با هم مطابقت می کند هر چند هر دوی آن ها مانده یک حساب را نشان می دهند علت عدم مطابقت این است که ثبت رویداد ها از جانب دو طرف هم زمان نیست موارد مغایرت بانکی :
موارد اقلام باز:
۱)سپرده بین راهی :
وجوه نقدی که توسط واحد تجاری جهت واریز به حساب جاری به بانک تسلیم شده اما به دلایل مختلف در صورت حساب بانکی اثری از آن مشاهده نمی شود.
۲)چک های معوقه:
چک هایی که توسط واحد تجاری در وجه تجاری در وجه اشخاص ثالث مانند :بستانکاران فروشندگان مواد کالا صادر شده که تا تهیه تاریخ صورت مغایرت بانکی به بانک ارائه نشده است
برداشت های بانک :
وجوهی نقد ی که بانک ها به دلایل مختلف از قبیل کارمزد هزینه دسته چک ،بهره تسهیلات دریافتی از حساب شرکت برداشت نموده است که شرکت از آن ها بی خبر است.
واریزی های بانک :
وجوه نقدی که توسط بانک به حساب جاری شرکت واریز شده است مانند دریافت از مشتریان یا تسهیلات دریافتی از بانک که در دفاتر شرکت ثبت نشده.
۵)اشتباهات طرفین :
تمام اشتباهاتی که کارمند بانک یا حسابدارشرکت عمدا یا سهوا مرتکب شده باشد مانند اشتباه محاسباتی یا اشتباها از طرف بانک وجهی را به حساب ما واریز نموده یا برداشت نموده باشد
۶)چک های برگشتی یا لاوصول :
در صورتی که چک های دریافتی از مشتریان برای وصول به بانک تسلیم می شوند اما به دلیل بی محل بودن آن ها لاوصول یا برگشتی تشخیص داده شوند
روش های مغا یرت گیری:
مانده واقعی یاصحیح۲)از مانده دفتر به صورت حساب ۳)ازمانده صورت حساب به مانده دفتر
روش واقعی
شرکت ………
صورت مغایرت بانکی
به تاریخ…….
|
مانده حساب بانک طبق صورت حساب بانکی× |
مانده بانک طبق دفاترشرکت×× |
|
اضافه میشود: |
اضافه میشود: |
|
سپرده های بین راهی××
|
واریزی های بانک ×× |
|
اشتباه بانک ×× |
اشتباه حسابدار شرکت×× |
|
جمع |
جمع |
|
کسر میشود: |
کسر میشود: |
|
چک های معوق ×× |
برداشت از بانک ×× |
|
اشتباه بانک ×× |
اشتباهات حسابدار شرکت ×× |
|
جمع |
جمع |
|
مانده واقعی ××× |
مانده واقعی ×× |
روش دوم
شرکت……
صورت مغایرت بانکی
به تاریخ…….
مانده طبق دفاتر شرکت ××
اضافه میشود:
واریزی بانک ××
اشتباه حسابدارشرکت××
چک های معوق ××
اشتباه بانک ××
کسر میشود:
سپرده های بین راهی ××
اشتباه بانک ××
برداشت از بانک ××
اشتباهات حسابدارشرکت ××
مانده طبق صورت حساب بانک ××
روش سوم
مانده طبق صورت حساب بانک××
اضافه میشود:
سپرده بین راهی××
اشتباه بانک ××
برداشت بانک ××
اشتباه حسابدار شرکت ××
ج ××
کسر میشود:
واریزی بانک ××
اشتباه حسابدار ××
چک های معوق ××
اشتباه بانک ××
ج ××
مانده طبق دفاتر شرکت ××
تذکر:برای اقلام اضافه میشود و اقلام کسر میشود در دفتر شرکت ،حسابداران می بایستی معمولا ثبت اصلاحی مربوط به این اقلام را انجام دهند.
دربسیاری ازواحدهای تجاری،فروشهای نسیه به مشتریان ،منبع عمده درآمدفروش محسوب می شود،تاجایی که می توان گفت تقریباکلیه کالاهاوخدمات بطورنسیه به فروش می رسند.
اجرای چنین سیاستی دربازارفروش موجب می شودکه درترازنامه موسسات بازرگانی مبالغ عمده ای تحت عنوان((مطالبات)) که شامل((حسابهاواسناددریافتنی))است،مشاهده گردد.
بطورکلی حسابهاواسناددریافتنی عبارت است ازمطالبات واحدتجاری برحسب وجه نقد،کالاویاخدمات.
اصلاح ((حسابهای دریافتنی))یا((بدهکاران))به معنای آن گروه ازمطالبات تجاری موسسه می باشد که مستند به اسنادتجاری نیستند.ویابه عبارت دیگرایجاداین حساب معمولاناشی ازفروش کالایا انجام خدمات به افرادوموسسات می باشد،که درمقابل آن سفته،برات ویاسنددیگری ازآنان دریافت نشده است.بطوری که می دانیدحسابهای دریافتنی درترازنامه جزوداراییهای جاری طبقه بندی می شوند.
درفروشهای نسیه علی رغم دقتی که درمورداعتبارمشتریان به عمل می آید،بازهم ممکن است که برخی مطالبات به حیطه وصول درنیاید.بنابراین لازم است که در پایان هردوره مالی آن دسته ازحسابهای دریافتنی که لاوصول ویامشکوک الوصول
می باشند،شناسایی وثبتهای اصلاحی لازم انجام شود.
دربیشترواحدهای تجاری مطالبات به طور عمده ازفروش کالاوخدمات طی عملیات عادی مستمرتجاری ایجادمی شود،که این گروه ازدریافتنی ها،را((مطالبات تجاری))می نامند.علاوه براین،مطالبات دیگری نیزممکن است ایجادشودکه رابطه مستقیم باعملیات عادی واحدتجاری ندارد،که این گونه مطالبات را((سایرمطالبات))یا((مطالبات متفرقه))می نامند.
انواع مطالبات
گرچه کلمه مطالبات غالبا به معنای حساب((بدهکاران))ویا((حسابهای دریافتنی)) به کارمی رود؛لکن درمعنای اعم خود((مطالبات))شامل،دوگروه اصلی((حسابهای دریافتنی))و((اسناددریافتنی))می باشد.
دراین فصل حسابداری وکنترلهای داخلی مطالبات که شامل حسابهاواسناددریافتنی است،موردبحث قرارمی گیرد.
مطالبات ازنظر امکان وصول یا عدم وصول به ۳ دسته تقسیم میشود :
الف ) حتمی الوصول : حتما وصول می شوند وامکان عدم وصول آنها صفر است.
ب ) لاوصول : امکان وصول آنها تقریبا صفر وناممکن است.
ج ) مشکوک الوصول :دروصول یاعدم وصول آنها مشکوک ومردودیم.
حسابهای دریافتنی
اصطلاح((حسابهای دریافتنی))یا((بدهکاران))بطورمعمول به معنای آن گروه ازمطالبات تجاری موسسه است که مستند به اسنادتجاری نیستند.ویابه عبارت دیگر:
اقلامی که درحساب((بدهکاران))ویا((حسابهای دریافتنی))ثبت می شود،معمولاناشی ازفروش کالایاانجام خدمات به افرادوموسسات می باشدکه درمقابل آن سفته،برات ویاسنددیگری ازآنان دریافت نشده است.
ازابهامی که درعبارت((حسابهای دریافتنی))هست نبایدغافل بود،زیرااصولاهرنوع طلبی که بدهکاردرقبال آن سندمعتبری به بستانکارنداده باشد،ازدیدگاه بستانکارحساب دریافتنی است.بطوری که می دانید حسابهای دریافتنی درترازنامه جزوداراییهای جاری طبقه بندی می شوند.
ارزشیابی حسابهای دریافتنی
درفروش نسیه غالباسعی می شودکه به وسیله تحقیق از منابع مختلف وهمچنین مطالعه صورتحسابهای مشتریان،فقط به اشخاصی که معتبرشناخته می شوندکالاوخدمات بطورنسیه فروخته شود.اماباوجودتمامی این تدابیرودقت فراوانی که هنگام فروش کالایاخدمت به افرادوموسسات به عمل می آیدبازهم ممکن است برخی ازحسابهای دریافتنی به حیطه وصول درنیایدوبه اصطلاح ((سوخت))شود.بنابراین،لازم است که در اجرای((اصل واقعیت))و((اصل تطابق بادرآمد))درپایان هردوره مالی آن دسته ازحسابهای دریافتنی که ((لاوصول))ویا((مشکوک الوصول))می باشند،شناسایی وثبتهای اصلاحی لازم انجام شود.
چنانچه درارزشیابی دقیق حسابهای دریافتنی دقت کافی به کارنرود،ممکن است که صورتهای مالی تهیه شده طی دوره های مختلف،گمراه کننده باشندویابه عبارت دیگراین گونه صورتهای مالی واقعیت های موجودرانشان می دهد.بنابرای درارزیابی حسابهای دریافتنی بایدزیان های احتمالی ناشی از سوخت مطالبات برآوردوذخیره مناسبی برای آن منظور می شود.
بدین ترتیب،مهمترین ذخیره ای که همیشه لازم وضروری می باشد((ذخیره مطالبات مشکوک الوصول))است.
مبلغ ((ذخیره مطالبات مشکوک الوصول)) باچهارروش به شرح ذیل برآورده می شود:
۱)برآورد برمبنای خالص فروش های نسیه.
۲)برآوردبرمبنای مجموع فروش های نقدونسیه.
۳)برآوردبرمبنای درصدی ازمجموع حسابهای دریافتنی.
۴)برآوردبرمبنای تحلیل زمانی حسابهای دریافتنی.
۱)برآوردبرمبنای خالص فروش های نسیه
|
برمبنای تجارب گذشته، مبلغی که بایددردوره جاری به حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول برده شودبه صورت درصدسوخت مطالبات، نسبت به خالص فروش های نسیه محاسبه می شود.
|
|
برآوردبرمبنای مجموع فروش های نقدونسیه ۲)
|
ازروش اول استفاده می شودبااین تفاوت که درصدبه دست آمده عبارت است ازنسبت مطالبات سوخت شده به مجموع فروش های (نقدونسیه)دوره
۳)برآوردبرمبنای درصدی ازمجموع حسابهای دریافتنی
|
دراین روش،نسبت میانگین حسابهای سوخت شده بدهکاران به حسابهای دریافتنی طی سالهای گذشته تعیین ودرمانده پایان دوره حسابهای دریافتنی ضرب می شودتامبلغ ذخیره مطالبات مشکوک الوصول برای دوره جاری به دست آید.آنگاه مانده حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول تامیزان ذخیره محاسبه شده برای دوره جاری افزایش داده می شود.
۴)برآوردبرمبنای تحلیل زمانی حسابهای دریافتنی
دراین روش،حسابهای دریافتنی فعلی زمان بندی می شودوکل مبلغ غیرقابل وصول برمبنای نتیجه تحلیل زمانی وسایراطلاعات موجودبرآورده می شود.پس از آنکه مبلغ ذخیره حسابهای مشکوک الوصول بدین گونه محاسبه شد،مانده آن تعدیل گردیده تابامبلغ به دست آمده برابرشود.
مثال:فرض می شودکه مانده حساب بدهکار(حسابهای دریافتنی)فروشگاه آقای روشن درپایان سال۱۳۷۵معادل۱۵۰۰۰۰۰ریال است شرط فروش نسیه دراین فروشگاه۳۰روزمی باشد.
درزمان بندی حسابهای دریافتنی،حسابهای مشتریان فهرست ومبالغ آنهابرحسب سررسید،طبقه بندی می شودسپس بایدهریک ازاین گروه هارابررسی کردتااگراقلامی ازهرگروه نیازمندبه بررسی جداگانه باشد،آن اقدام مشخص گردد.
بقیه اقلام هرگروه نیزبرحسب درصدهای میانگین ارزیابی می شوندواین درصدهابه نسبت مدت زمان سپری شده ازموعدپرداخت افزایش می یابند.بدین معناکه هرچه مدت سپری شده ازموعدپرداخت یک حساب دریافتنی بیشترگردد،احتمال وصول آن کمتر(یااحتمال غیرقابل وصول شدن آن بیشتر)می شود.
برای دستیابی به بهترین پیش بینی ممکن،بایدیکایک حسابهاتوسط کارکنان دایره اعتبارات بررسی ومیزان قابلیت وصول تمام یابخشی ازهرحساب تعیین شود.چنین روشی درمواردی که تعدادحسابهازیادباشدبسیارپرهزینه وغیرعملی است.بنابراین بایدبرمبنای تجارب گذشته به برآورددرصدهایی برای سوخت هریک ازگروههای سنی مطالبات اقدام ودرصدهای بدست آمده رابرای جمع گروههای مربوط به کاربرد.
تحلیل زمانی مطالبات درمورداسناددریافتنی هم به همین صورت می باشد.کاربردهریک ازروشهای چهارگانه مذکوربایدبادرنظرگرفتن خط مشی اعطای اعتبارواحدتجاری وتغییرات خط مشی وباتوجه به اوضاع اقتصادی کشورویاهرعامل دیگری صورت پذیرد.
پس ازآنکه روش انتخاب شد،بایدبه طورمداوم موردبازنگری قرارگیردوهرگونه تغییراتی که برای بدست آوردن نتایج قابل اعتمادلازم باشدوبه عمل آید.
اسناددریافتنی
اسناددریافتنی اعم ازاین که ازعملیات عادی تجاری یاسایرمعاملات ناشی می شوند،اسنادی هستندکه پرداخت آن بدون قیدوشرط بوده ومبلغ معینی توسط شخص متعهددرآنهاتصریح شده است؛ودرمقایسه باحسابهای دریافتنی سندیت قانونی بیشتری دارند.
اسناددریافتنی درسایرکشورهای،بخصوص درکشورهایی که معاملات اعتباری درآنهابسیارتوسعه یافته است،انواع زیادوگوناگونی دارد،ولی درایران تنهاشامل برات وسفته است.اسناددریافتنی قابل دادوستدمی باشند؛به این معناکه دارنده سنددرقبال ادعاهای احتمالی طرفهای پیشین تعهدی ندارد.انتقال اسناددریافتنی ازطریق ظهرنویسی صورت می گیرد.اسناددریافتنی درترازنامه برحسب زمان وصول به عنوان دارایی جاری یاغیرجاری طبقه بندی می شوند.
درموردارزشیابی اسناددریافتنی موجوددرپایان دوره،حسابداران یکی ازدورویه زیرراانتخاب می کنند:
۱)برای اسناددریافتنی مشکوک الوصول،ذخیره جداگانه ای پیش بینی نمی شود؛بلکه درمحاسبه ذخیره مطالبات مشکوک الوصول جمع مانده حسابهای بدهکاران واسناددریافتنی مبنای محاسبه قرارمی گیرد.
۲)برای اسناددریافتنی نیزحساب ذخیره جداگانه ای به نام ذخیره اسنادمشکوک الوصول دردفاترایجادشود.بطورکلی اسناددریافتنی هم ممکن است مانندحسابهای دریافتنی غیرقابل وصوصل گردد.اگردریک واحدتجاری ازاسناددریافتنی بطورمنظم وبه میزان قابل ملاحظه استفاده شودبایدمبالغی راکه احتمالاغیرقابل وصول خواهدشد-به روشهایی که درموردحسابهای دریافتنی(بدهکاران)اعمال شود-برآوردوذخیره مناسب برای آن ایجادنمود.رویه های به حساب ذخیره گرفتن نیزفوقابیان گردید.نحوه انعکاس اسناددریافتنی وذخیره مربوطه درترازنامه همانندحساب بدهکاران می باشد.
سایرهزینه هاوذخیره های مرتبط باحسابهای دریافتنی
عمده ترین مواردموجوددراین قسمت عبارت انداز((تخفیفات نقدی فروش))و((برگشت ازفروشوتخفیفات))
الف)تخفیفات نقدی فروش
برخی ازتولیدکنندگان وعمده فروشان درشرایط عادی تجاری به منظورتشویق مشتریان به پرداخت سریع بدهی های خود،(تخفیفات نقدی))اعطامی کنند.مثلااگریک واحدتجاری باشرط((ن/۳۰-۲/۱۰))اقدام به فروش کند مفهومش این است که نسیه ۳۰روزه امادرصورت واریزظرف ۱۰روزمعادل۲%ازمبلغ صورتحساب تخفیف اعطامی شود،ودرغیراین صورت،مبلغ کل صورتحساب راظرف۳۰روزبایدپرداخت نماید.
تخفیفات نقدی مربوط به فروش های نسیه یک دوره مالی ممکن است دردوره مالی آینده مورداستفاده قرارگیرد.بنابراین می بایست برمبنای تجارب حاصل ازسنوات گذشته،این مبلغ برآوردوذخیره لازم درحسابهامنظورشود.
مثال:اگرمبلغ کل تخفیفات نقدی فروش ۲۰۰۰۰ریال برآوردگردد،این مبلغ به صورت زیردردفترروزنامه به ثبت خواهدرسید:
|
|
فرض کنیدکه درسال مالی بعد،یکی ازبدهکاران باپرداخت۷۵۰۰۰۰ریالازبدهی خود،ازاین تخفیفات استفاده نماید،ثبت روزنامه آن به صورت زیرخواهدبود:
بدین ترتیب مانده حساب((ذخیره تخفیفات نقدی فروش))معادل۵۰۰۰ریال بستانکارمی باشد.
مانده این حساب درپایان دوره مالی پس ازانجام برآوردهای لازم ،تعدیل مب گردد.
ب)برگشت ازفروش وتخفیفات
درتعیین ارزش حسابهای دریافتنی این احتمال راهم بایددرنظرگرفت که برخی ازمشتریان کالاهای خریداری شده رارضایتبخش نیابند؛ویابه دلایلی مانندمعیوب بودن کالا،دیررسیدن کالایاکاهش قیمت کالای مورد معامله،کاستن ازخالص بدهی خودراخواستارشوند.تحقق یافتن((برگشت ازفروش وتخفیفات))بدین معناست که مبلغی که سرانجام ازمشتریان وصول خواهدشد،یعنی خالص ارزش بلزیافتنی مطالبات تجاری،کاهش خواهدیافت.حال چنانچه مبلغ((برگشت ازفروش وتخفیفات))قابل ملاحظه باشد،برآوردوبه حساب بردن آن لزطریق ثبت اصلاحی باعث بهبود اندازه گیری سوددوره می شود.
بدین ترتیب واحدهای تجاری،به منظورجبران زیان ناشی ازبرگشت کالاویاکاه قیمت آن،درصدی ازدرآمدفروش راکه انتظار می رودنهایتامرجوع شودبرآورد.حسابی برای آن بازمی کنند.
|
مثال:موسسه بازرگانی صداقت درپایان دوره مالی مبلغ برگشت ازفروش وتخفیفات را۵۰۰۰۰ریال برآوردمی کند.ثبت روزنامه آن به شرح زیراست:
تذکر-حسابهای((تخفیفات نقدی فروش))و((برگشت ازبروش تخفیفات))ازلحاظ ماهیت،مشابه حساب ((هزینه مطالبات مشکوک الوصول))است.ونیزحساب((ذخیره برگشت ازفروش وتخفیفات))وهمچنین حساب((ذخیره تخفیفات نقدی فروش))نیزمشابه((ذخیره مطالبات مشکوک الوصول))است؛ اما بااین تفاوت که حساب((ذخیره برگشت ازفروش وتخفیفات))وهمچنین حساب((ذخیره تخفیفات نقدی فروش))یک حساب بدهی است که درسمت چپ ترازنامه قرار می گیرد،درحالی که حساب((ذخیره مطالبات مشکوک الوصول))یک دارایی منفی است که درسمت راست ترازنامه ازحساب((بدهکاران))کسرمی گردد.
روشهای ثبت مطالبات مشکوک الوصول دردفاتر
بطوکلی برای ثبت مطالبات مشکوک الوصول دردفاتراز۲روش استفاده میشود.
یکی روش حذف مستقیم ودیگری استفاده ازحساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول .
الف)روش حذف مستقیم
برخی ازواحدهای تجاری هزینه سوخت مطالبات راتنهاهنگامی به حساب می آورندکه مطالبات مشخصی سوخت شود.دراین روش حساب دریافتنی غیرقابل وصول،بابدهکارکردن هزینه مطالبات مشکوک الوصول وبستانکارکردن حسابهای دریافتنی حذف می شود.
|
مثال:فرض کنیدکه دونفرازبدهکاران فروشگاه حسینی به نام های رجبی وحیدری حاضربه پرداخت بدهی خودنمی باشند.بدهی های رجبی معادل ۱۰۰۰۰ریال وبدهی های حیدری معادل ۱۵۰۰۰ریال می باشد.ثبت روزنامه آدرروش حذف مستقیم به صورت زیراست:
چنانچه حسابی که پیش تربه عنوان مطالبات غیرقابل وصول حذف شده، ،وصول گردد.مبلغ دریافت شده به حسابی تحت عنوان ((درآمدحاصل ازوصول مطالبات سوخت شده))ویابه حساب((درآمدهای متفرقه))بستانکارمی گردد.
ب)روش استفاده ازذخیره مطالبات مشکوک الوصول
دراین روش،بااستفاده ازهریک ازچهارشیوه تشریح شده،مبلغ مطالبات مشکوک الوصول رامحاسبه نموده وبرای ثبت آن دردفترروزنامه،حساب هزینه مطالبات مشکوک الوصول رابدهکارنموده وحساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول رابستانکار می نماییم . اکنون ثبت مربوطه به مطالبات مشکوک الوصول(برای هریک ازچهارشیوه تشریح شده)به شرح ذیل ارائه می گردد.
|
الف)ثبت مربوط به مطالبات مشکوک الوصول درروش برآوردبرمبنای خالص فروشهای نسیه.
|
ب)ثبت مربوط به مطالبات مشکوک الوصول درروش برآوردی برمبنای مجموع فروشهای نقدونسیه.
|
ج) ثبت مربوط به مطالبات مشکوک الوصول درروش برآوردبرمبنای درصدی ازمجموع حسابهای دریافتنی
د)ثبت مربوط به مطالبات مشکوک الوصول دررو برآوردی برمبنای تحلیل زمانی حسابهای دریافتنی
|
روش های محاسبه مطالبات مشکوک الوصول
به چهار روش امکان پذیر است :
الف ) روش درصدی از حسابهای دریافتنی
ب ) روش درصدی از فروش های نسیه
ج ) روش تجزیه سنی حسابهای دریافتنی
د ) روش بررسی موردی
الف ) روش درصدی از حسابهای دریافتنی :
براساس این روش درپایان دوره مالی معمولا درصدی از حسابهای دریافتنی باتوجه به تجارب سالهای گذشته به عنوان ذخیره مطالبات مشکوک الوصول اختصاص می یابد.
مثال: مانده حسابهای دریافتنی موسسه بازرگانی ایران درپایان دوره مالی ۱۴۰۰۰۰۰۰ ریال است .این موسسه همه ساله معادل ۵ درصد مانده حسابهای دریافتنی خود برای مطالبات مشکوک الوصول ذخیره ذر نظر می گیرد .مطلوب است محاسبه وثبت ذخیره لازم برای حسابهای دریافتنی ؟
۷۰۰۰۰۰=۵% * ۱۴۰۰۰۰۰۰
هزینه مطالبات مشکوک الوصول ۷۰۰۰۰۰
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول ۷۰۰۰۰۰
تذکر اول : هزینه مطاالبات مشکوک الوصول یک حساب موقت وسود وزیانی است ولازم است درپایان دوره مالی به منظور رعایت اصل تطابق (تخصیص ) باید به سود/زیان بسته شود.این هزینه در دردیف هزینه های عمومی واداری به سود وزیان منتقل میشود.
تذکر دوم : حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول دارای مانده بستانکار است وبه منظور رعایت اصل واقعیت می بایستی درترازنامه درردیف داراییهای جاری به صورت کاهنده درزیر حساب های دریافتنی نوشته شود.
ب ) روش درصدی از فروش های نسیه :
مطابق این روش درپایان دوره مالی درصدی ازفروش های نسیه موسسه جهت مطالبات مشکوک الوصول درنظر گرفته میشود.
مثال : مجموع فروش های سالانه موسسه ای ۱۶۰۰۰۰۰۰ ریال است که ۳۰درصد آن نقدومابقی نسیه است .این موسسه همه ساله معادل ۳ درصد فروش های نسیه خود رابرای مطالبات مشکوک الوصول ذخیره درنظر می گیرد.مطلوب است محاسبه وثبت ذخیره لازم ؟
۱۱۲۰۰۰۰۰=۷۰% * ۱۶۰۰۰۰۰۰
۳۳۶۰۰۰= ۳% * ۱۱۲۰۰۰۰۰
هزینه مطالبات مشکوک الوصول ۳۳۶۰۰۰
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول ۳۳۶۰۰۰
ج ) روش تجزیه سنی حسابهای دریافتنی :
دراین روش عمر حسابهای دریافتنی مورد بررسی قرار می گیرد .معمولا احتمال وصول مطالباتی که مدت زمان طولانی ازسررسیدشان سپری شده است کم وغالبا ناممکن است.
مثال : موسسه ای جهت درنظر گرفتن ذخیره مطالبات مشکوک الوصول روش تجزیه سنی را مورد استفاده قرار می دهند .جدول زیر حسابهای دریافتنی موسسه همچنین مدت سپری شده از سررسید را نشان می دهند.
۱۰۰=۵% * ۲۰۰۰
۵۰۰=۱۰ % * ۵۰۰۰
۲۰۰= ۲۰ % * ۱۰۰۰
۲۰۰۰=۵۰ % * ۴۰۰۰
۲۸۰۰= ۱۰۰ + ۵۰۰ + ۲۰۰ + ۲۰۰۰
هزینه مطالبات مشکوک الوصول ۲۸۰۰
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول ۲۸۰۰
تعدیل مانده حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول در پایان دوره مالی به این شکل است که : این حساب یک حساب دائمی وترازنامه ای است یعنی مانده حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول درپایان دوره مالی می بایستی تعدیل وبه روز شود سپس به دوره مالی بعد انتقال یابد.
د ) روش بررسی موردی :
تقریبا بهترین روش برای محاسبه ذخیره لازم برای مطالبات مشکوک الوصول به این صورت است که حسابهای دریافتنی موسسه مورد به مورد تجزیه وتحلیل شده وبرای هریک میزان مشخصی جهت مطالبات مشکوک الوصول منظور می گیرد.
مثال : جدول زیر حسابهای دریافتنی موسسه ای را به تفکیک نشان می دهد .همچنین درصدلازم برای مطالبات مشکوک الوصول نیز مطرح شده است .باتوجه به اطلاعات مطرح شده مطلوب است محاسبه ذخیره لازم برای مطالبات مشکوک الوصول ؟
|
درصد امکان وصول |
مبلغ طلب |
نام مشتری |
|
۱۰۰% |
ریال ۱,۲۰۰,۰۰۰ |
موسسه رهنما |
|
۷۵% |
ریال ۸۰۰,۰۰۰ |
سعیدی |
|
۹۰% |
ریال ۵۰۰,۰۰۰ |
حمیدی |
|
۸۰% |
ریال ۱,۰۰۰,۰۰۰ |
مرادی |
|
۱۰۰% |
ریال ۱,۵۰۰,۰۰۰ |
بازرگانی کاوه |
جواب :
۲۰۰۰۰۰= ۲۵% * ۸۰۰۰۰۰
۵۰۰۰۰= ۱۰% * ۵۰۰۰۰۰
۲۰۰۰۰۰= ۲۰ % * ۱۰۰۰۰۰۰
۴۵۰۰۰۰ = ۲۰۰۰۰۰ + ۵۰۰۰۰ + ۲۰۰۰۰۰
هزینه مطالبات مشکوک الوصول ۴۵۰۰۰۰
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول ۴۵۰۰۰۰
درآخرین قسمت مبحث اصلاح حسابها به اصلاح حساب دارایی های ثابت می پردازیم.برای تحقق این امر می بایست ابتدا توضیحات مختصری در خصوص داراییهای ثابت بدیم . (قابل ذکر است به زودی نسبت به ارائه مبحث کامل داراییهای ثابت اقدام خواهیم کرد)
دارایی های ثابت به دارایی هایی گفته می شود که به طور نسبی دارای عمر طولانی هستند ودرجریان عادی عملیات موسسات مورد استفاده قرار می گیرند.این دارایی ها صرفا به منظور استفاده موسسات تهیه شده وبه منظور سرمایه گذاری وفروش مجدد تحصیل نشده است. دارایی های ثابت را به اساس مختلفی مثل دارایی های غیرجاری ، دارایی های سرمایه ای وماشین آلات وتجهیزات نیز می نامند.
