در این مطلب قصد داریم یک سوپر ترفند را به شما آموزش دهیم. در بسیاری موارد دیده شده که به دلایل مختلف وقتی داده هایی از نرم افزارهای حسابداری یا سایر نرم افزار ها به اکسل وارد می شود یکی از مشکلات عمده آن این است که بسیاری از ردیف ها در یک یا چند ستون خالی می باشد در صورتی که همانطور که می دانید برای یکسان سازی اطلاعات و استخراج گزارش از یک جدول اکسل باید کلیه ردیف های دارای داده باشد.
در این گونه موارد بسیاری از افراد با توجه به اینکه معمولا سلول های خالی باید همان داده سلول بالای آن محدوده را داشته باشد، اقدام به کپی هر داده در سلول های خالی زیرین آن می کنند!!!
اما آیا اگر داده های شما شامل چندین هزار ردیف باشد این کار معقول است؟
در این گونه موارد معمولا یا افراد از تهیه گزارش مربوطه منصرف شده یا با صرف زمان خیلییییی زیاد سلول های خالی را با کپی کردن پر می کنند.
ما در این مطلب قصد داریم راه حل درست، ساده، سریع و منطقی برای پرکردن سلول های خالی با سلول بالایی آن را به شما آموزش دهیم.
با توجه به جستجوهای انجام شده این مطلب برای اولین بار در سایت های ایرانی توسط سایت مطالب کمیاب درحسابداری ارائه می گردد و از دوستانی که این مطلب را منتشر کرده یا در سایت خود قرار میدهند خواهشمندیم جهت ارج نهادن به زحمات نویسنده و تداوم این آموزش های کاربردی منبع را با ذکر لینک سایت در انتهای مطلب قرار دهند.
مراحل انجام کار:
۱- انتخاب محدوده ای که حاوی سلولهای خالی بوده و می خواهید این سلول ها با اولین سلول پر بالایی آن پر شوند.
در مثال زیر ما با نگهداشتن کلید Ctrl و کلیک روی عناوین ستون های مورد نظر آن را انتخاب کرده ایم.
۲- تب Home گزینه Find & Select و Go to Special در پنجره ظاهر شده گزینه Blanks را انتخاب کرده و ok را بزنید.
Home > Find & Select > Go To Special…
پس از این مرحله مشاهده خواهید کرد که در محدوده انتخابی فقط سلولهای خالی انتخاب می شود.
۳- در این مرحله باید دقت کنید و ببینید که در محدوده انتخابی سلول فعال کدام است. (در مثال فوق سلول فعال در محدوده انتخابی سلول A3 می باشد) سپس فرمول را به این صورت می نویسیم:
در مثال بالا با توجه به سلول فعال فرمول بدین صورت خواهد شد:
=A2
پس از تایپ فرمول فوق بجای زدن کلید اینتر از ترکیب Ctrl+Enter استفاده می کنیم. پس از زدن این دو کلید مشاهده خواهید کرد کلیه سلولهای خالی با سلول بالای آن پر شده است.
۴- مرحله آخر تبدیل نتایج که به صورت فرمول است به Value می باشد(حذف فرمول).
برای این کار ستون های مورد نظر را انتخاب کرده و Ctrl+C را زده و پس از آن Ctrl+Alt+V را میزنید تا پنجره Paste Special باز شود و در این پنجره تیک Value را میگذارید و ok را میزنید.
کار تمام است.
منتظر نظرات و پیشنهادات شما هستیم.
موفق باشید.
